Traduzione dei documenti per il visto

Per questo nei fascicoli per il visto la perdita più frequente non nasce da una traduzione errata, ma da una traduzione incompleta o in una forma sbagliata. Il fatto che la data dell’appuntamento sia fissa e il tempo di preparazione variabile accresce ulteriormente questo rischio.

Quali documenti si traducono e quali no?

I consolati chiedono di solito tre gruppi di documenti: i documenti di identità e di stato civile, i documenti di reddito e di situazione lavorativa, i documenti che mostrano lo scopo del viaggio. Quali di essi vadano tradotti cambia in base alla rappresentanza. Alcune rappresentanze impongono la propria lingua ufficiale, altre accettano l’inglese; altre ancora non chiedono la traduzione dei documenti numerici come l’estratto conto bancario.

Scopo della domanda	Documenti principali	Punto critico nella traduzione
Turismo	Estratto dello stato civile, estratto conto bancario, prenotazione dell’albergo e del volo	Formato delle date e resa fedele degli importi
Affari	Lettera di invito, certificato di attività, certificato dei poteri di firma, attestato fiscale	Uso della denominazione societaria nella grafia del registro delle imprese
Studio	Lettera di ammissione, diploma, certificato degli esami sostenuti, garanzia finanziaria	Spiegazione dei nomi degli insegnamenti e del sistema di votazione
Ricongiungimento familiare	Certificato di matrimonio, certificato di nascita, estratto del registro dello stato civile con annotazioni	Indicazione completa dei rapporti di parentela
Lavoro	Contratto di lavoro, diploma, certificati di qualifica professionale	Corrispondente della qualifica e della mansione nel Paese di destinazione

La tabella è soltanto un quadro; l’elenco definitivo è sempre il documento pubblicato dalla rappresentanza stessa. Potete trovare quale forma di certificazione si attenda ciascun Paese nella nostra guida ai Paesi e i dettagli per singolo documento nella nostra guida ai documenti.

Costruire il calendario a ritroso

Nel fascicolo per il visto la pianificazione si fa a ritroso a partire dal giorno dell’appuntamento. La data dell’appuntamento è fissa; il reperimento dei documenti, la loro traduzione e, se necessaria, la loro certificazione devono arrivare in tempo per quella data. L’anello più lento della catena di solito non è la traduzione, ma l’ottenimento del documento dall’ente: alcuni documenti vengono rilasciati in giornata, altri richiedono una domanda.

Il secondo rischio è il requisito di attualità dei documenti. Molte rappresentanze chiedono che il documento sia di data recente. Un estratto dello stato civile ottenuto presto può essere considerato «vecchio» il giorno dell’appuntamento. Per questo l’ordine è il seguente: prima si definisce l’elenco, poi si ottengono i documenti e per ultima si esegue la traduzione.

Le fasi della procedura

1. Si estrae l’elenco aggiornato dei documenti pubblicato dalla rappresentanza e si stabilisce la lingua di arrivo.
2. I documenti si raccolgono uno per uno; per ciascuno si annotano la data e il requisito di attualità.
3. Si segna quale documento richieda la sola traduzione, quale l’autentica notarile e quale l’apostille.
4. Si eseguono le traduzioni; le grafie dei nomi si allineano alla grafia in caratteri latini del passaporto.
5. Il fascicolo si ordina nella sequenza richiesta dalla rappresentanza e si controlla l’abbinamento tra originale e traduzione.
6. Ultimo controllo prima dell’appuntamento: si passano in rassegna le pagine mancanti, i documenti privi di firma e i documenti scaduti.

Garanzia di qualità: grafia dei nomi e formato delle date

Nei fascicoli per il visto la prima voce del controllo di qualità è la grafia dei nomi. Come vadano scritti nella lingua di arrivo i nomi che contengono caratteri turchi non è una scelta arbitraria; si prende come riferimento la grafia della zona a lettura ottica del passaporto. In caso contrario il funzionario non può verificare che due documenti appartengano alla stessa persona.

La seconda voce è il formato delle date. La sequenza giorno-mese-anno cambia in base alla convenzione della lingua di arrivo e, mentre si esegue questo cambiamento, leggere in modo errato la data del documento di partenza è un rischio reale. La terza voce sono gli importi: mentre il simbolo della valuta, il separatore delle migliaia e il segno decimale si adattano alla lingua di arrivo, il numero in sé non cambia mai.

La quarta voce sono i nomi degli enti e delle qualifiche. Il nome di un ministero, di un’università o di una direzione, se quell’ente usa un proprio corrispondente ufficiale in lingua straniera, si riporta in quella forma. Una traduzione libera rende difficile al funzionario riconoscere l’ente e allunga i tempi di esame del fascicolo.

La coerenza interna del fascicolo

Il fascicolo per il visto non è un singolo documento, ma un insieme di documenti che si sostengono a vicenda. Il funzionario del consolato non legge i documenti uno per uno, ma confrontandoli tra loro. Per questo la coerenza interna del fascicolo può essere anche più importante della qualità delle singole traduzioni.

I punti tipici di incoerenza sono questi: le date dell’invito che non coincidono con le date della prenotazione del volo, il periodo indicato nella lettera di permesso ottenuta dal datore di lavoro più breve della durata del viaggio, la qualifica indicata nel documento di reddito diversa da quella indicata nel contratto. Nessuno di questi è un errore di traduzione; la fase della traduzione è però l’ultimo punto in cui queste incoerenze si possono notare.

Un buon processo di traduzione segnala queste differenze. Un gruppo che lavora i documenti tutti insieme può vedere le discordanze di date e di nomi e comunicarle al richiedente. Far tradurre i documenti uno per uno e in momenti diversi elimina questa possibilità di controllo gratuito.

Un livello aggiuntivo nei fascicoli di studio e di lavoro

Nelle domande per turismo la traduzione è di solito l’ultimo passaggio. Nelle domande per studio e per lavoro, invece, dietro la traduzione c’è un secondo processo: il riconoscimento del diploma nel Paese di destinazione. Questo processo procede in modo indipendente dal fascicolo per il visto, richiede una domanda a un ente diverso e nella maggior parte dei casi dura molto più a lungo.

Per questo in questi due tipi di domanda la pianificazione va costruita a ritroso non dall’appuntamento per il visto, ma dalla domanda di riconoscimento. Nei casi in cui vengono richiesti anche i programmi degli insegnamenti il volume da tradurre supera di molto quello di un solo diploma e il calendario va regolato di conseguenza.

Nelle domande per lavoro i certificati di qualifica professionale sono invece un capitolo a sé. Nelle professioni regolamentate come la sanità, l’ingegneria, il diritto e l’istruzione la traduzione del diploma non dà il diritto di esercitare la professione; l’ordine professionale del Paese di destinazione svolge una procedura di riconoscimento separata. Il fascicolo per il visto non sostituisce questa procedura e nella maggior parte dei casi si completa prima di essa. Vedere fin dall’inizio la differenza tra queste due procedure è la precondizione per costruire un calendario realistico.

Nelle domande di soggiorno di lunga durata e di stabilimento il fascicolo prosegue invece anche dopo la fase del visto. Dopo l’arrivo nel Paese possono essere richieste nuove copie degli stessi documenti per la residenza, l’iscrizione sanitaria, l’iscrizione scolastica e le operazioni bancarie. Per questo, mentre si prepara il fascicolo per il visto, far preparare nello stesso momento anche le copie che serviranno dopo l’arrivo è una scelta diffusa e azzeccata.

Che cosa determina il prezzo?

Nei fascicoli per il visto il primo elemento che determina il costo è il numero dei documenti, perché ogni documento costituisce un’unità minima a sé. Il secondo è il livello di certificazione: tra la sola traduzione e la traduzione con autentica notarile esiste una differenza notevole. Il terzo è il calendario; i fascicoli per cui manca pochissimo tempo all’appuntamento vengono presi nel flusso di lavoro prioritario.

Quando ci trasmettete il vostro fascicolo per intero in una sola volta, grazie ai campi che si ripetono tra i documenti il costo complessivo diventa più prevedibile rispetto all’invio a pezzi. Per gli intervalli aggiornati potete consultare la pagina dei prezzi e potete trasmetterci il vostro fascicolo tramite il modulo di preventivo.

Situazioni che si incontrano di frequente

• L’elenco scaricato da internet. Gli elenchi di documenti condivisi nei forum sono nella maggior parte dei casi superati. L’unica fonte affidabile è l’avviso della rappresentanza stessa.
• La ripetizione di una domanda respinta. Nella seconda domanda può essere necessario ottenere di nuovo i documenti; le traduzioni vecchie possono incorrere nel requisito della data.
• Fascicoli degli accompagnatori e dei minori. Per i minorenni la dichiarazione di consenso è un documento a sé e nella maggior parte dei casi richiede una traduzione con autentica notarile.
• Viaggio in più Paesi. Nelle domande a più di un Paese ogni rappresentanza trattiene la propria copia; il numero di copie va pianificato fin dall’inizio.

Questo contenuto dà il quadro generale; i dettagli propri di ogni pratica possono variare. Vi consigliamo di seguire la prassi vigente attraverso gli annunci ufficiali.