Traduzione con apostille

La traduzione con apostille è invece la combinazione di due operazioni: la traduzione del documento nella lingua di arrivo e la chiusura della catena con l’annotazione di apostille. L’ordine in cui queste due operazioni vengono eseguite è il punto più critico della procedura e quello in cui si sbaglia più spesso.

Prima la traduzione o prima l’apostille?

Non esiste un’unica risposta giusta; la risposta dipende da dove andrà il documento. Gli scenari di base sono due. Nel primo si ottiene l’apostille sul documento originale e poi il documento con apostille viene tradotto per intero; questa è la strada che si segue se il Paese di destinazione vuole vedere nella propria lingua sia il documento sia l’annotazione. Nel secondo si esegue prima la traduzione con autentica notarile e l’apostille viene apposta su questa autentica; questa strada vale quando il Paese di destinazione vuole vedere certificata una traduzione prodotta in Türkiye.

Alcuni Paesi impongono invece che la traduzione venga eseguita sul proprio territorio da un traduttore da essi autorizzato. In questo caso in Türkiye si ottiene l’apostille soltanto sul documento originale e la traduzione viene fatta eseguire nel Paese di destinazione. Nei Paesi che hanno un regime del traduttore giurato, come Germania, Francia e Spagna, questa eventualità è più probabile. Abbiamo raccolto le differenze di regime Paese per Paese nella guida ai Paesi.

Quale autorità rilascia l’apostille?

In Türkiye la competenza per l’apostille non è concentrata in un’unica mano; a seconda del tipo di documento sono competenti autorità diverse. Per i documenti amministrativi lo sono le prefetture provinciali turche e le sottoprefetture distrettuali, per i documenti giudiziari le presidenze della commissione giudiziaria dei centri in cui ha sede una corte d’assise turca. Rivolgersi all’autorità sbagliata significa un ritardo che può durare giorni.

Tipo di documento	Classe	Autorità competente
Estratto del registro dello stato civile, certificato di nascita e di matrimonio	Amministrativo	Prefettura provinciale turca / sottoprefettura distrettuale
Diploma e certificato degli esami sostenuti	Amministrativo	Prefettura provinciale turca / sottoprefettura distrettuale
Provvedimento giudiziario, certificato del casellario giudiziale	Giudiziario	Presidenza della commissione giudiziaria
Procura o traduzione con autentica notarile	Giudiziario	Presidenza della commissione giudiziaria
Certificati del registro delle imprese	Amministrativo	Prefettura provinciale turca / sottoprefettura distrettuale

Di regola l’apostille si ottiene dall’autorità competente della provincia in cui il documento è stato rilasciato. In una pratica composta da documenti rilasciati in città diverse anche le operazioni di apostille si svolgono in più di una provincia. Nella pagina delle province potete vedere in quali città seguiamo le pratiche.

I Paesi che non rientrano nel sistema dell’apostille

Se il Paese di destinazione non aderisce alla Convenzione, l’apostille non serve a nulla; al suo posto si attiva la catena delle legalizzazioni. Questa catena è composta tipicamente dall’autentica notarile, poi dal visto del ministero competente e infine dal visto della rappresentanza del Paese di destinazione in Türkiye. La catena richiede più tempo e dipende dal calendario degli appuntamenti della rappresentanza stessa.

Lo stato di adesione non è fisso: negli ultimi anni molti Paesi hanno aderito alla Convenzione e per alcuni la prassi è in una fase di transizione. Per questo, prima di avviare la pratica, occorre verificare la situazione aggiornata del Paese di destinazione sull’elenco ufficiale degli Stati aderenti alla Convenzione. Anche noi diamo sempre questo avviso di verifica insieme, nelle pagine dei Paesi.

Garanzia di qualità: anche l’annotazione stessa è una traduzione

L’annotazione di apostille è composta da campi numerati standard e le intestazioni di questi campi sono stabilite nel testo della Convenzione. Quando l’annotazione viene tradotta occorre conservare questa struttura standard, lasciare al loro posto i numeri dei campi e riportare il nome dell’autorità che rilascia l’annotazione nella sua grafia ufficiale. Una traduzione libera può portare al mancato riconoscimento dell’annotazione presso l’ente di destinazione.

Il secondo punto di controllo è la conservazione fisica del legame tra documento e annotazione. Le pagine del documento con apostille non devono essere separate e su di esso non devono essere eseguite operazioni ulteriori. Se la traduzione verrà unita al documento in un secondo momento, deve risultare con chiarezza a quale copia essa sia legata.

Che cosa non conferma l’apostille?

La maggior parte delle aspettative sbagliate sull’apostille nasce dall’esagerarne la portata. L’apostille non dice che il contenuto del documento sia corretto. Il fatto che un diploma abbia l’apostille non significa nemmeno che quel diploma sarà considerato valido nel Paese di destinazione; l’equipollenza e il riconoscimento sono una procedura del tutto separata e vengono seguiti da un ente diverso.

Allo stesso modo l’apostille non dà nemmeno una garanzia sull’esattezza della traduzione. L’apostille apposta su una traduzione con autentica notarile conferma soltanto il potere del notaio. Della qualità della traduzione resta responsabile il traduttore. Sapere che questi tre livelli (contenuto, traduzione, potere) portano responsabilità distinte permette di vedere in anticipo dove la pratica possa bloccarsi.

La terza aspettativa sbagliata riguarda la rapidità. L’apostille accorcia la catena delle legalizzazioni ma non azzera la procedura; il reperimento del documento, la sua traduzione e, se necessaria, l’approvazione preliminare richiedono ancora il loro tempo. L’anello più lento della catena di solito non è l’apostille, ma l’ottenimento del documento dall’ente.

I documenti stranieri da usare in Türkiye

La procedura funziona anche nella direzione opposta. Perché un documento rilasciato all’estero possa essere usato in Türkiye, ci si attende che abbia ottenuto l’apostille nel proprio Paese. Lo studio notarile o la prefettura provinciale turca non certificano il potere di un’autorità straniera; per questo il primo anello della catena si costituisce sempre nel Paese in cui il documento è stato rilasciato.

Dopo che il documento straniero con apostille è arrivato in Türkiye, sia il documento sia l’annotazione vengono tradotti in turco e, se necessario, la traduzione viene sottoposta ad autentica notarile. L’errore frequente consiste nel tradurre soltanto il documento e nel lasciare non tradotta l’annotazione di apostille; in questo caso la pratica può essere considerata incompleta.

Se il Paese di destinazione non aderisce alla Convenzione, anche per il documento da portare in Türkiye si attiva la catena delle legalizzazioni: il visto dell’autorità competente nel Paese del documento e poi il visto della rappresentanza della Türkiye in quel Paese. Poiché questa strada richiede più tempo, va avviata prima di fare il piano di viaggio.

Il secondo problema frequente con i documenti stranieri è l’assenza di un corrispondente in Türkiye. Una forma di registrazione propria di un altro Paese può portare il nome di un documento che in turco non ha un corrispondente esatto. In questi casi l’approccio corretto è riportare il nome del documento in forma descrittiva e conservare nella traduzione anche il suo nome nella lingua di partenza; abbinarlo al nome di un documento locale produce una pretesa di equipollenza che non esiste.

Che cosa determina il prezzo?

La voce ufficiale che si paga per l’annotazione di apostille e il corrispettivo del servizio di traduzione vanno considerati separatamente. Sul lato della traduzione gli elementi che determinano il costo sono il numero di pagine, la combinazione linguistica e la densità tecnica del documento. Sul lato della procedura, invece, ciò che determina il carico di lavoro non è il numero dei documenti, ma da quante autorità diverse dovrà passare la pratica.

Mentre per un solo diploma basta una sola visita alla prefettura provinciale turca, una pratica di cinque documenti rilasciati in tre città richiede molto più coordinamento. Per questo nei lavori con apostille il preventivo non può essere dato senza aver visto l’elenco dei documenti. Spieghiamo voce per voce che cosa è compreso nel prezzo nella pagina dei prezzi.

Situazioni che si incontrano di frequente

• Correzione dopo l’apostille. La più piccola modifica apportata al documento dopo l’ottenimento dell’annotazione rende l’apostille inefficace; la procedura ricomincia da capo.
• Documenti con firma elettronica. Per alcuni documenti prodotti in forma elettronica la procedura di apostille funziona in modo diverso. Se il documento ha un indirizzo di verifica con codice QR, va chiesto in anticipo se l’ente di destinazione lo accetti.
• Documenti standard plurilingue. Alcuni documenti di stato civile possono essere rilasciati in più lingue e in tal caso può non essere richiesta una traduzione a parte; il requisito dell’apostille però non viene meno.
• Limite di tempo. L’apostille in sé non ha una durata di validità, ma il documento che le sta sotto può averla. Gli enti guardano nella maggior parte dei casi la data del documento, non la data dell’annotazione.

Quando ci trasmettete l’elenco dei vostri documenti tramite il modulo di preventivo, individuiamo in anticipo quale autorità sia competente per ogni documento e quale sequenza verrà seguita, e ve li comunichiamo.

La descrizione qui sotto riassume la prassi tipica; la pratica degli enti può cambiare. Prima di decidere è utile consultare la pubblicazione dell’ente stesso.