Traduzione con autentica notarile

Per questo l’autentica notarile non è un sigillo di qualità, ma un sigillo di identità. Dell’esattezza della traduzione è responsabile il traduttore; il notaio documenta soltanto a chi appartenga la responsabilità. È anche questa la ragione per cui gli enti chiedono l’autentica notarile: che in caso di controversia non resti incerto chi sia l’interlocutore.

Per quali documenti si chiede l’autentica notarile?

La regola generale è questa: se il documento fa sorgere un diritto, prova uno status oppure fa assumere un obbligo, gli enti tendono a chiedere l’autentica notarile. Nei testi a scopo informativo, nei documenti promozionali e nella corrispondenza interna l’autentica di solito non viene richiesta.

Gruppo di documenti	Esempi	Necessità di autentica
Documenti di stato civile	Estratto del registro dello stato civile, certificato di nascita e di matrimonio, estratto con annotazioni	Quasi sempre
Titoli di studio	Diploma, certificato degli esami sostenuti, certificato di iscrizione	Cambia in base all’ente; frequente nelle domande di riconoscimento dell’equipollenza
Documenti commerciali	Certificato dei poteri di firma, certificato di attività, statuto societario, procura	Quasi sempre
Documenti giudiziari	Provvedimento giudiziario, certificato del casellario giudiziale, domanda giudiziale	Quasi sempre
Testi tecnici e promozionali	Manuale d’uso, catalogo, testo di sito web	Di solito non serve

La riga «cambia in base all’ente» della tabella è il punto in cui si perde più tempo. Lo stesso diploma viene accettato da un’università con la sola traduzione giurata, mentre presso un altro ente non viene preso in carico senza autentica notarile. Raccogliamo i dettagli per singolo documento nella nostra guida ai documenti.

Come si costituisce la catena?

La traduzione con autentica notarile è una catena fisica che si fonda sulla firma autografa e, quando manca uno degli anelli, la catena si spezza. L’ordine è questo: un documento originale valido, la sua traduzione fedele, la firma e il timbro del traduttore, poi l’autentica del notaio. Ogni anello presuppone il precedente; tornare indietro in un secondo momento per correggere nella maggior parte dei casi non è possibile.

Nella pratica ci si attende che allo studio notarile venga esibito l’originale del documento o una sua copia autenticata. Il traduttore redige la traduzione con riferimento al documento originale; lo studio notarile registra insieme la traduzione e il documento su cui essa si fonda. Per questo, nei lavori che procedono su una scansione inviata in forma digitale, al momento della consegna deve essere pronto anche l’originale.

Le fasi della procedura

1. Si procura l’originale del documento o una sua copia autenticata; si controllano le pagine mancanti, i timbri illeggibili e le abrasioni.
2. Si chiarisce la richiesta dell’ente di destinazione: serve la sola traduzione, l’autentica notarile oppure anche l’apostille sopra di essa.
3. La traduzione viene eseguita da un traduttore adatto al tipo di documento e sottoposta a una seconda lettura.
4. Il traduttore firma e timbra la traduzione; il testo della dichiarazione viene aggiunto alla traduzione.
5. La pratica viene presentata allo studio notarile; il notaio autentica confrontando la firma del traduttore con la registrazione nel proprio registro.
6. La copia autenticata viene consegnata. Se è previsto un uso all’estero si passa alla fase dell’apostille.

Su che cosa si concentra la garanzia di qualità?

In una traduzione destinata all’autentica notarile la lista di controllo è del tutto diversa da quella di un testo letterario. L’ordine di priorità è questo: numeri, date, nomi propri, numeri del documento, descrizione completa dei campi del timbro e della firma, conservazione dell’impaginazione. Quando in una data si confonde l’ordine del giorno e del mese, la conseguenza che ne deriva è molto più grave di un errore di stile.

Il secondo punto su cui ci si concentra sono gli elementi presenti nel documento ma che non sono testo. Timbri, ologrammi, codici a barre e annotazioni manoscritte vengono indicati nella traduzione descrivendoli tra parentesi quadre. Tralasciare questi elementi dà l’impressione che la traduzione non coincida esattamente con il documento originale.

Perché è così importante che venga visto l’originale?

Nella traduzione con autentica notarile l’argomento che genera più discussioni è quello del documento su cui la traduzione si fonda. Gli enti distinguono tre situazioni diverse: il documento di cui è stato visto l’originale, la copia certificata conforme all’originale e la semplice fotocopia. Il peso di questi tre nelle pratiche ufficiali non è lo stesso e quale di essi sia sufficiente lo stabilisce l’ente che accetterà il documento.

Nella pratica il problema più frequente è questo: il richiedente invia la scansione del proprio documento, la traduzione viene completata e nella fase dell’autentica emerge che va esibito anche l’originale. Se il documento si trova in un’altra città oppure all’estero, la procedura resta ferma per giorni. Per questo, anche nei lavori che iniziano da una scansione, dove sia l’originale e quando sarà pronto va chiesto all’inizio del lavoro.

Alcuni documenti vengono invece prodotti in forma elettronica e verificati con un codice QR. In questi documenti il concetto di «originale» funziona in modo diverso; la stampa del documento acquista significato insieme all’indirizzo di verifica online. In documenti di questo tipo riportare nella traduzione anche l’informazione di verifica è importante perché l’ente di destinazione possa confermare il documento.

Come si mantiene l’unità della traduzione nei documenti di più pagine?

Con un estratto dello stato civile di una sola pagina non sorgono problemi; in uno statuto societario di venti pagine o in un certificato degli esami sostenuti relativo a molti periodi, invece, l’unità delle pagine è un argomento a sé. Consegnare la traduzione senza che le pagine siano legate tra loro può essere motivo di rifiuto presso gli enti che richiedono il requisito dell’unità. Ci si attende nella stessa misura che la numerazione delle pagine coincida con quella del testo di partenza.

Il secondo argomento è l’abbinamento tra il documento originale e la traduzione. L’ente deve poter vedere senza esitazione quale traduzione appartenga a quale documento. Per questo la traduzione viene organizzata come un fascicolo unico insieme al documento su cui si fonda. Aggiungere o togliere pagine in seguito rende discutibile la validità dell’autentica.

Nei documenti lunghi un terzo argomento sono i campi delle tabelle e degli schemi. Nei certificati degli esami sostenuti e nei bilanci la conservazione della struttura delle colonne viene prima della leggibilità della traduzione; il funzionario esegue il confronto riga per riga. Una traduzione in cui le colonne sono state spostate o le righe unite, anche se porta l’informazione corretta, rende difficile il controllo e allunga i tempi di trattazione della pratica.

Come si forma il costo?

Nella traduzione con autentica notarile le voci sono due e non vanno confuse. La prima è il corrispettivo del servizio di traduzione; varia in base al volume, alla combinazione linguistica e al tipo di documento. La seconda è la tariffa notarile e questa voce non è un prezzo stabilito dall’agenzia. Le tariffe notarili sono soggette a un tariffario ufficiale e sono le stesse in tutta la Türkiye.

Di conseguenza cercare «il notaio più economico» non ha senso; tra gli studi notarili non esistono differenze di tariffario. L’unica cosa che fa la differenza è l’ambito sul lato della traduzione. Potete trovare come si calcola la voce della traduzione nella pagina dei prezzi e le città in cui potete svolgere le pratiche nella pagina delle province.

Situazioni che si incontrano di frequente

• Ottenere l’apostille nell’ordine sbagliato. In alcuni casi l’apostille va apposta sul documento originale, in altri sulla traduzione con autentica notarile. Quando l’ordine è sbagliato l’operazione si ripete da capo.
• Documento rilasciato all’estero. Perché un documento rilasciato da un’autorità straniera possa essere usato in Türkiye, ci si attende che sia stato certificato nel proprio Paese. Il notaio in Türkiye non autentica il potere di un’autorità straniera.
• La consegna dello stesso documento a più enti. La copia autenticata resta presso l’ente. Se presenterete domanda a tre enti, chiedere tre copie fin dall’inizio è più rapido che rifare l’operazione in seguito.
• Cambio di traduttore. L’autentica è legata al traduttore che ha apposto la firma. Anche la più piccola correzione apportata al testo in seguito rende l’autentica priva di validità e la procedura viene rifatta.

Se volete vedere in anticipo quali passaggi attraverserà la vostra pratica, trasmetteteci i documenti tramite il modulo di preventivo; vi comunicheremo per iscritto l’elenco dei passaggi e il numero di copie necessario.

Questo contenuto dà il quadro generale; i dettagli propri di ogni pratica possono variare. È opportuno che controlliate le condizioni aggiornate su una fonte ufficiale.